Thư Mời Visa Canada: Cách Viết, Nội Dung & Mẫu Tham Khảo

Thư mời Visa Canada là gì?

Letter of Invitation là thư do một cá nhân hoặc tổ chức tại Canada chuẩn bị để giải thích mối liên hệ với người được mời và mục đích của chuyến đi Canada.

Với thư mời cá nhân, nội dung thường làm rõ người được mời, người viết thư, quan hệ giữa hai bên, mục đích chuyến đi, thời gian lưu trú, nơi ở, cách chi trả và ngày dự kiến rời Canada.

Những dữ liệu trong thư sẽ được đặt trong bối cảnh của application và các tài liệu hỗ trợ khác. Vì vậy, giá trị của thư mời nằm ở tính rõ ràng, trung thực và nhất quán, không nằm ở số trang hoặc cách trình bày cầu kỳ.

Xin Visa Canada có bắt buộc phải có thư mời không?

Không nên áp một câu trả lời “bắt buộc” cho tất cả hồ sơ Visitor Visa Canada. Việc cần thư mời phụ thuộc vào mục đích và checklist thực tế của hồ sơ.

Du lịch Canada tự túc

Nếu Quý khách đến Canada để tham quan, tự đặt khách sạn và tự chi trả chuyến đi, hồ sơ có thể tập trung vào lịch trình, nơi lưu trú, tài chính và những tài liệu du lịch liên quan.

Không nên tạo một người mời không có thật chỉ để hồ sơ trông “đầy đủ” hơn.

Thăm người thân hoặc bạn bè

Khi mục đích thực tế là đến thăm một người đang ở Canada, thư mời giúp giải thích ai là người được thăm, quan hệ giữa hai bên, thời gian, nơi ở và nguồn chi phí.

Công tác Canada

Với Business Visitor, thư nên đến từ chính doanh nghiệp hoặc tổ chức Canada có vai trò trong chuyến công tác và phản ánh đúng quan hệ kinh doanh cũng như hoạt động dự kiến.

Super Visa

Super Visa dành cho cha mẹ hoặc ông bà có yêu cầu thư mời riêng. Nội dung còn liên quan đến host, khả năng hỗ trợ tài chính và family size nên không nên dùng máy móc mẫu thư thăm thân thông thường.

Ai nên viết thư mời Visa Canada?

Với chuyến thăm cá nhân, thư nên được viết bởi người mà Quý khách thực sự dự định đến thăm tại Canada.

Người viết nên trình bày thông tin về bản thân, địa chỉ tại Canada, nghề nghiệp hoặc chức danh, tình trạng tại Canada và cung cấp tài liệu chứng minh phù hợp khi hồ sơ yêu cầu.

Không nên chọn một người khác chỉ vì người đó có thu nhập cao hơn hoặc profile được cho là “đẹp hơn” nếu họ không thực sự liên quan đến mục đích chuyến đi.

Với Business Visitor, thư nên do đại diện phù hợp của doanh nghiệp Canada viết và ký.

Thư mời Visa Canada cần ghi những nội dung gì?

Một thư mời dễ đối chiếu nên làm rõ ba nhóm: người được mời, người viết thư và kế hoạch chuyến đi.

Thông tin về người được mời

• Họ tên đầy đủ.
• Ngày tháng năm sinh.
• Địa chỉ và số điện thoại.
• Mối quan hệ với người mời.
• Mục đích chuyến đi Canada.
• Thời gian dự kiến lưu trú.
• Nơi dự kiến ở tại Canada.
• Cách chi trả các chi phí trong chuyến đi.
• Ngày dự kiến rời Canada.

Thông tin về người mời tại Canada

• Họ tên đầy đủ.
• Ngày tháng năm sinh.
• Địa chỉ và số điện thoại tại Canada.
• Nghề nghiệp hoặc chức danh.
• Tình trạng thực tế tại Canada.
• Tài liệu chứng minh tình trạng phù hợp.
• Thông tin về gia đình của người mời khi hướng dẫn IRCC yêu cầu.

Không nhất thiết phải trình bày đúng thứ tự trên, nhưng thông tin nên đủ rõ để có thể đối chiếu với application, lịch trình và các tài liệu hỗ trợ khác.

7 câu hỏi nên rà lại trước khi đưa thư mời vào hồ sơ

Thay vì chỉ kiểm tra xem thư đã có tên và chữ ký hay chưa, Quý khách nên đặt thư cạnh toàn bộ hồ sơ và trả lời bảy câu hỏi sau:

Nếu thư mời thể hiện một phương án nhưng application, lịch trình hoặc tài chính lại kể một câu chuyện khác, hồ sơ sẽ thiếu tính nhất quán.

Có thư mời rồi có cần chứng minh quan hệ và tài chính không?

Có thư mời không có nghĩa những nội dung ghi trong thư mặc nhiên được xem là đã chứng minh.

Chứng minh mối quan hệ

Nếu hồ sơ dựa trên quan hệ gia đình hoặc cá nhân, Quý khách có thể cần tài liệu phù hợp như giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, tài liệu hộ tịch, lịch sử liên lạc, hình ảnh hoặc những bằng chứng khác tùy hoàn cảnh.

Việc người mời chỉ viết “đây là mẹ tôi” hoặc “đây là anh trai tôi” không tự thay thế tài liệu chứng minh quan hệ khi hồ sơ cần loại bằng chứng này.

Người mời có phải trả toàn bộ chi phí không?

Không. Với Visitor Visa thông thường, chi phí có thể được phân chia đúng theo thực tế của chuyến đi.

• Người xin tự trả vé máy bay và chi tiêu cá nhân; người mời cung cấp nơi ở.
• Người mời hỗ trợ một phần chi phí.
• Người xin tự chịu toàn bộ chi phí chuyến đi.

Không cần viết người mời “chịu toàn bộ chi phí” nếu thực tế không phải như vậy.

Thư mời Canada có phải “giấy bảo lãnh” và có cần công chứng không?

Thư mời không phải cam kết Visa

Không nên hiểu ordinary invitation letter là giấy bảo lãnh khiến người được mời chắc chắn được cấp Visitor Visa.

Người viết thư cũng không mặc nhiên trở thành người chịu trách nhiệm pháp lý cho visitor sau khi người đó nhập cảnh Canada.

Tuy nhiên, người viết cần cung cấp thông tin trung thực, viết thư thiện chí và có ý định thực hiện những nội dung đã nêu.

Thư mời có cần công chứng không?

Không nên mặc định mọi thư mời cá nhân đều phải công chứng.

Riêng với Business Visitor, một số visa office có thể yêu cầu business invitation letter được notarized. Vì vậy cần kiểm tra yêu cầu áp dụng cho hồ sơ thay vì công chứng máy móc.

Thư mời thăm thân Canada nên viết theo mạch nào?

Với hồ sơ thăm thân, nội dung có thể đi theo một chuỗi rất tự nhiên:

Người xin → Người được thăm → Mối quan hệ → Lý do thăm → Thời gian → Nơi ở → Chi phí → Ngày về

Ví dụ, nếu cha mẹ tại Việt Nam dự định sang Canada thăm con trong ba tuần, thư nên giúp người đọc hiểu người con đang ở đâu, mối quan hệ cha mẹ – con, lý do chuyến thăm, thời gian dự kiến, nơi cha mẹ sẽ ở và ai chịu từng nhóm chi phí.

Không cần biến thư thành một bản giới thiệu dài về thu nhập, tài sản hay thành tích của người mời. Chỉ nên đưa vào những dữ liệu thực sự có liên quan.

Xem thêm: Visa Thăm Thân Canada

Thư mời công tác Canada khác thư thăm thân như thế nào?

Business Invitation Letter tập trung vào quan hệ giữa hai doanh nghiệp, vai trò của người đi và hoạt động kinh doanh tại Canada, thay vì quan hệ gia đình.

Thư cần giúp giải thích người được mời đại diện cho doanh nghiệp nào, giữ vị trí gì, mối quan hệ giữa hai công ty, mục đích chuyến công tác, thời gian, địa điểm làm việc và những khoản chi phí phía Canada hỗ trợ nếu có.

Phần doanh nghiệp Canada cũng cần làm rõ người ký thư, chức danh, thông tin liên hệ, tên doanh nghiệp, trụ sở và các thông tin kinh doanh phù hợp.

Với business guest do công ty Canada tiếp đón, doanh nghiệp nên chuẩn bị thư phù hợp để sử dụng trong hồ sơ và khi nhập cảnh theo hướng dẫn áp dụng.

Xem thêm: Visa Công Tác Canada – Business Visitor

Thư mời Super Visa Canada có gì khác?

Super Visa không nên dùng máy móc cùng một mẫu thư thăm thân Visitor Visa thông thường.

Host là con hoặc cháu tại Canada phải viết và ký thư mời. Hồ sơ còn cần xử lý các yêu cầu riêng liên quan đến khả năng hỗ trợ tài chính và family size.

Thư Super Visa cần gắn với các tài liệu chứng minh host đáp ứng yêu cầu tài chính và danh sách những người được tính trong family size theo quy định áp dụng.

Trong trường hợp đủ điều kiện, spouse hoặc common-law partner của host có thể tham gia co-sign theo yêu cầu của chương trình.

Xem hướng dẫn: Super Visa Canada

Mẫu thư mời Visa Canada tham khảo

IRCC hướng dẫn những thông tin nên có nhưng không cung cấp một form Letter of Invitation chung để mọi hồ sơ chỉ việc điền vào.

Mẫu dưới đây giúp Quý khách hình dung cách sắp xếp nội dung. Hãy thay toàn bộ phần được đánh dấu bằng thông tin thật của hồ sơ.

Lưu ý: Đây là khung tham khảo, không phải mẫu chính thức của IRCC. Không copy nguyên văn nếu nội dung không phản ánh đúng trường hợp thực tế.

Mẫu bố cục thư mời công tác Canada

Business Invitation Letter nên phản ánh chính xác quan hệ giữa hai doanh nghiệp và hoạt động người được mời dự kiến thực hiện tại Canada.

Lưu ý: Mẫu trên chỉ là bố cục tham khảo. Không sử dụng thư để mô tả một hoạt động mang bản chất làm việc tại Canada thành Business Visitor nếu thực tế không phải như vậy.

Thư mời nên viết bằng ngôn ngữ nào và có cần mang theo khi nhập cảnh?

Nên viết bằng tiếng Anh hay tiếng Việt?

Với hồ sơ Canada, chuẩn bị thư trực tiếp bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp thường thuận tiện cho việc sử dụng trong hồ sơ.

Nếu tài liệu được chuẩn bị bằng ngôn ngữ khác, Quý khách cần kiểm tra yêu cầu dịch thuật áp dụng cho hồ sơ.

Một bản tiếng Anh đơn giản nhưng đúng thực tế có giá trị hơn một lá thư viết quá trang trọng nhưng chứa thông tin không chính xác.

Có cần mang thư mời khi nhập cảnh Canada?

Nếu chuyến đi có người hoặc doanh nghiệp tại Canada đứng ra mời, Quý khách nên giữ thư mời trong hành lý xách tay để có thể xuất trình nếu border services officer yêu cầu.

Sai lầm thường gặp khi viết thư mời Visa Canada

• Viết mục đích chuyến đi không đúng thực tế.
• Dùng từ “bảo lãnh” như thể người mời bảo đảm Visa được cấp.
• Ngày đi và ngày về không khớp với application hoặc lịch trình.
• Thư nói người mời trả toàn bộ nhưng hồ sơ tài chính lại thể hiện phương án khác.
• Khai quan hệ trong thư nhưng không có bằng chứng phù hợp khi hồ sơ cần chứng minh.
• Copy một mẫu trên mạng và để sót tên, ngày tháng hoặc dữ liệu của người khác.
• Cho rằng công chứng tự động làm tăng khả năng được cấp Visa.
• Dùng thư Visitor Visa thông thường cho Business Visitor hoặc Super Visa.

Saigon Star Travel hỗ trợ rà soát thư mời Visa Canada như thế nào?

Saigon Star Travel không chỉ kiểm tra lỗi chính tả hoặc định dạng của thư. Trọng tâm là xem thư có phản ánh đúng chuyến đi và thống nhất với toàn bộ hồ sơ hay không.

• Xác định đúng người hoặc doanh nghiệp nên viết thư.
• Rà soát mục đích chuyến đi.
• Kiểm tra mối quan hệ giữa hai bên.
• Đối chiếu thời gian, nơi ở và ngày dự kiến rời Canada.
• Rà soát người chịu từng nhóm chi phí.
• Đối chiếu thư với application, lịch trình và tài chính.
• Kiểm tra proof of status và proof of relationship khi phù hợp.
• Phân biệt thư Visitor Visa, Business Visitor và Super Visa.

Nguyên tắc là không tạo một câu chuyện khác thực tế để hồ sơ có vẻ mạnh hơn và không xem thư mời là công cụ bảo đảm kết quả xét duyệt.

Nội dung liên quan

Câu hỏi thường gặp về thư mời Visa Canada