Visa Công Tác Nhật Bản: Hồ Sơ, Thư Mời & Thủ Tục

VISA NHẬT BẢN • CÔNG TÁC / THƯƠNG MẠI NGẮN HẠN

Visa Công Tác Nhật Bản dành cho những chuyến đi ngắn hạn phục vụ công việc như họp với đối tác, tham dự hội nghị, đàm phán thương mại, ký hợp đồng, hoạt động hậu mãi, quảng bá hoặc nghiên cứu thị trường. Bộ Ngoại giao Nhật Bản xếp các hoạt động này vào nhóm lưu trú ngắn hạn vì mục đích thương mại/công việc. [2]

Điểm quan trọng của hồ sơ không chỉ là có thư mời từ Nhật Bản. Quý khách cần làm rõ được ai là người được cử đi, đang làm việc cho doanh nghiệp nào tại Việt Nam, tổ chức nào tiếp nhận tại Nhật, hai bên có quan hệ gì, sang Nhật làm việc gì, lịch trình ra sao và ai chịu chi phí. [3]

Visa công tác ngắn hạn không phải Visa lao động. Người sử dụng diện này không được thực hiện hoạt động kinh doanh tạo doanh thu hoặc nhận thù lao tại Nhật Bản. Nếu bản chất chuyến đi là sang Nhật làm việc, thực tập có tham gia sản xuất hoặc thực hiện công việc thuộc một diện lưu trú khác, cần kiểm tra đúng loại Visa trước khi chuẩn bị hồ sơ. [2] [3]

Kiểm tra hồ sơ: 1900.277.297 Hotline: 0907.422.717

Rà soát: 26/08/2026 Loại: Lưu trú ngắn hạn – thương mại Nguồn: MOFA Japan / Cơ quan Nhật Bản tại Việt Nam

THÔNG TIN NHANH VỀ VISA CÔNG TÁC NHẬT BẢN

Trả lời nhanh: Visa Công Tác Nhật Bản phù hợp với chuyến đi ngắn hạn để họp, trao đổi công việc, đàm phán, ký hợp đồng, hậu mãi, quảng bá hoặc nghiên cứu thị trường. Hồ sơ thường cần giấy tờ của người xin, doanh nghiệp tại Việt Nam và tổ chức tiếp nhận tại Nhật; nội dung giữa các bên phải thống nhất với mục đích chuyến đi. [2] [3]

Mục đích Công tác / thương mại ngắn hạn

Không phải Visa lao động tại Nhật

Phía Việt Nam Doanh nghiệp cử người đi

Phía Nhật Tổ chức tiếp nhận / mời

Lệ phí Visa 1 lần* 2.590.000 VNĐ

Có thể xin trước chuyến đi Tối đa 3 tháng

*Lệ phí hiện hành: mức 2.590.000 VNĐ áp dụng cho Visa nhập cảnh một lần phổ thông đối với hồ sơ được thụ lý từ 01/07/2026 đến 31/03/2027. Phí dịch vụ của đơn vị tiếp nhận hoặc đơn vị hỗ trợ hồ sơ, nếu có, được tính riêng. [5]

VISA CÔNG TÁC NHẬT BẢN LÀ GÌ?

Visa Công Tác Nhật Bản trong bài viết này là Visa lưu trú ngắn hạn dành cho các hoạt động thương mại và công việc phù hợp. Tên thường dùng trong hướng dẫn của Bộ Ngoại giao Nhật Bản là “Short-Term Business Affairs”. [2]

Phù hợp với chuyến công tác ngắn

Quý khách sang Nhật để họp, gặp đối tác, tham dự hội nghị, đàm phán, ký hợp đồng, nghiên cứu thị trường hoặc thực hiện hoạt động thương mại ngắn hạn phù hợp.

Không dùng để sang Nhật làm việc

Nếu Quý khách sang Nhật để trực tiếp làm việc nhận lương, nhận thù lao hoặc thực hiện công việc thuộc một diện lưu trú khác, Visa công tác ngắn hạn không phải lựa chọn phù hợp.

Điểm cần nhớ: tên chuyến đi là “công tác” không quyết định loại Visa. Cơ quan xét duyệt quan tâm đến hoạt động thực tế Quý khách sẽ thực hiện tại Nhật.

NHỮNG HOẠT ĐỘNG NÀO PHÙ HỢP VỚI VISA CÔNG TÁC NHẬT?

Các hoạt động thường gặp gồm họp/hội nghị, liên hệ công việc, đàm phán thương mại, ký hợp đồng, dịch vụ hậu mãi, quảng bá và nghiên cứu thị trường. Danh sách này được nêu trong hướng dẫn chính thức của Nhật Bản. [2] [3]

Họp và hội nghị

Tham dự cuộc họp nội bộ, họp với đối tác, hội nghị hoặc chương trình trao đổi liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.

Đàm phán thương mại

Trao đổi điều kiện hợp tác, thương lượng giao dịch hoặc làm việc trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp hay đối tác tại Nhật.

Ký kết hợp đồng

Tham gia buổi ký kết hoặc hoàn thiện giao dịch giữa doanh nghiệp Việt Nam và phía Nhật khi phù hợp với nội dung chuyến công tác.

Dịch vụ hậu mãi

Một số hoạt động hậu mãi được liệt kê trong nhóm công tác ngắn hạn. Tuy nhiên, nếu công việc thực tế mang tính lao động trực tiếp thì cần kiểm tra kỹ trước khi áp dụng.

Quảng bá và trao đổi sản phẩm

Trao đổi thông tin sản phẩm, hoạt động quảng bá hoặc các buổi làm việc phục vụ kế hoạch kinh doanh mà không phát sinh hoạt động nhận thù lao tại Nhật.

Nghiên cứu thị trường

Khảo sát thị trường, tìm hiểu mô hình kinh doanh, gặp đối tác hoặc thu thập thông tin phục vụ hoạt động của doanh nghiệp.

VISA CÔNG TÁC NHẬT KHÁC VISA LAO ĐỘNG THẾ NÀO?

Khác nhau ở bản chất hoạt động. Visa công tác ngắn hạn dành cho những chuyến đi thương mại/công việc ngắn hạn nhưng không cho phép thực hiện hoạt động tạo doanh thu hoặc nhận thù lao tại Nhật Bản. [2]

Visa Công Tác Nhật Bản khác Visa lao động tại Nhật như thế nào

Tiêu chí	Visa công tác ngắn hạn	Làm việc / lao động tại Nhật
Mục đích chính	Họp, trao đổi, đàm phán, ký kết, khảo sát...	Thực hiện công việc theo tư cách lưu trú phù hợp.
Thời gian	Chuyến đi ngắn hạn.	Phụ thuộc loại tư cách lưu trú được cấp.
Nhận thù lao tại Nhật	Không thuộc phạm vi được phép.	Cần tư cách phù hợp với hoạt động làm việc.
Tham gia hoạt động tạo doanh thu	Không được phép theo diện này.	Cần kiểm tra diện lưu trú/làm việc tương ứng.

Nếu hoạt động thực tế là làm việc tại nhà máy, cửa hàng, công trường hoặc trực tiếp cung cấp dịch vụ nhưng hồ sơ lại chỉ ghi “họp với đối tác”, vấn đề nằm ở việc chọn sai mục đích Visa, không phải ở cách viết hồ sơ.

AI PHÙ HỢP XIN VISA CÔNG TÁC NHẬT BẢN?

Diện này thường phù hợp với nhân sự được doanh nghiệp hoặc tổ chức tại Việt Nam cử sang Nhật thực hiện một chương trình công việc ngắn hạn có đơn vị tiếp nhận, nội dung và lịch trình rõ ràng.

Nhân viên được cử sang Nhật gặp hoặc làm việc với đối tác.
Quản lý, giám đốc hoặc đại diện doanh nghiệp tham dự cuộc họp.
Nhân sự tham dự hội nghị, hội thảo hoặc sự kiện thương mại phù hợp.
Người sang Nhật đàm phán hoặc ký hợp đồng.
Người đi khảo sát thị trường hoặc tìm hiểu đối tác.
Chủ doanh nghiệp có chuyến công tác liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.

Không phải chức danh càng cao thì hồ sơ càng dễ được cấp Visa. Điều quan trọng là vai trò của người đi có phù hợp với lý do doanh nghiệp cần cử người đó sang Nhật hay không.

HỒ SƠ VISA CÔNG TÁC NHẬT CẦN THỂ HIỆN ĐIỀU GÌ?

Một hồ sơ rõ ràng cần nối được toàn bộ câu chuyện chuyến đi: người được cử đi → doanh nghiệp tại Việt Nam → tổ chức tiếp nhận tại Nhật → quan hệ giữa hai bên → hoạt động tại Nhật → lịch trình → bên chịu chi phí.

Hồ sơ hai phía Việt Nam và Nhật Bản khi xin Visa Công Tác Nhật Bản

1 Người đi Ai được cử sang Nhật và đang giữ vai trò gì?

2 Công ty Việt Nam Vì sao doanh nghiệp cần cử người này đi?

3 Phía Nhật Tổ chức nào tiếp nhận và làm việc với Quý khách?

4 Quan hệ hai bên Hai doanh nghiệp đã hoặc đang hợp tác như thế nào?

5 Nội dung công tác Từng ngày tại Nhật Quý khách sẽ thực hiện hoạt động gì?

6 Chi phí Bên nào chịu vé máy bay, lưu trú và các chi phí chuyến đi?

NGƯỜI XIN VISA CÔNG TÁC CẦN CHUẨN BỊ GÌ?

Theo checklist của Bộ Ngoại giao Nhật Bản, hồ sơ cơ bản của người xin diện công tác ngắn hạn gồm các giấy tờ nhận diện cá nhân, thông tin chuyến đi và giấy tờ chứng minh mục đích công tác. [2]

Nhóm giấy tờ	Mục đích	Lưu ý
Hộ chiếu còn giá trị	Xác định danh tính và giấy tờ đi lại.	Tại TP.HCM, checklist hiện hành yêu cầu kèm bản sao trang thông tin nhân thân.
Đơn xin Visa	Cung cấp thông tin người xin và chuyến đi.	Thông tin phải khớp với hộ chiếu và các giấy tờ khác.
Ảnh	Nhận diện người xin.	Tại TP.HCM hiện hướng dẫn ảnh 4,5 × 3,5 cm, chụp trong vòng 6 tháng.
Thông tin hành trình	Thể hiện ngày dự kiến đến và rời Nhật.	Nên thống nhất với lịch công tác.
Giấy tờ chứng minh mục đích công tác	Giải thích vì sao Quý khách cần sang Nhật.	Có thể là quyết định/lệnh công tác, thư của doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương.
Giấy tờ về công việc	Chứng minh vị trí của người đi tại doanh nghiệp.	Có thể gồm hợp đồng lao động hoặc giấy tờ công việc theo checklist áp dụng.

Danh sách hồ sơ có thể khác theo nơi tiếp nhận và trường hợp cụ thể. Cơ quan xét Visa có quyền yêu cầu thêm giấy tờ khi cần xác minh. [2] [4]

CÔNG TY TẠI VIỆT NAM CẦN CHUẨN BỊ NHỮNG GÌ?

Phía Việt Nam cần chứng minh hai việc: người xin thực sự có quan hệ với doanh nghiệp và doanh nghiệp thực sự có lý do cử người đó sang Nhật.

Theo checklist đang được Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM công bố, hồ sơ phía Việt Nam có thể gồm: [3]

Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép đầu tư hoặc giấy phép thành lập văn phòng đại diện phù hợp.
Hợp đồng lao động giữa người xin và doanh nghiệp.
Hoặc quyết định/lệnh cử đi công tác ghi rõ nội dung công việc tại Nhật, nơi đến và chương trình dự kiến.
Nội dung về bên chịu chi phí chuyến công tác nếu doanh nghiệp Việt Nam thanh toán.
Trường hợp người xin là chủ doanh nghiệp, có thể cần bản sao giấy đăng ký kinh doanh.

Không nên chỉ ghi “đi Nhật làm việc”. Quyết định cử đi công tác nên thể hiện được người nào đi, đi đâu, khoảng thời gian nào, làm việc với ai và nội dung chính của chuyến đi.

PHÍA CÔNG TY NHẬT BẢN CẦN CHUẨN BỊ GÌ?

Bộ hồ sơ từ phía Nhật giúp cơ quan xét duyệt hiểu ai là đơn vị tiếp nhận, vì sao mời Quý khách sang Nhật và chương trình công tác sẽ diễn ra như thế nào. [2] [3]

Giấy lý do mời.
Danh sách người xin Visa nếu có từ hai người trở lên.
Chương trình/lịch trình lưu trú tại Nhật.
Giấy bảo lãnh khi trường hợp hồ sơ yêu cầu.
Tài liệu giới thiệu công ty hoặc tổ chức tiếp nhận.
Tài liệu chứng minh quan hệ với doanh nghiệp tại Việt Nam.

Theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao Nhật Bản, bản sao giấy tờ do phía Nhật chuẩn bị có thể được chấp nhận, nhưng cơ quan xét duyệt có thể yêu cầu bản gốc nếu cần xác minh thêm. Những giấy tờ thuộc nhóm có thời hạn cần còn giá trị tại thời điểm nộp. [2]

GIẤY LÝ DO MỜI VISA CÔNG TÁC NHẬT CẦN THỂ HIỆN GÌ?

Giấy lý do mời cần giải thích cụ thể mục đích, bối cảnh và hoạt động dự kiến tại Nhật. Một câu chung chung như “mời sang Nhật làm việc với công ty” thường không giúp giải thích đầy đủ chuyến đi. [2]

Nội dung nên giúp trả lời rõ các câu hỏi:

Ai là người được mời?
Đơn vị nào tại Nhật đứng ra mời?
Vì sao đơn vị này cần mời người xin sang Nhật?
Quan hệ giữa hai doanh nghiệp là gì?
Chuyến đi lần này nhằm giải quyết công việc nào?
Những hoạt động chính sẽ diễn ra tại Nhật?
Khoảng thời gian dự kiến của chuyến đi?

Nội dung trên mẫu thư mời của MOFA cũng yêu cầu làm rõ mục đích mời, bối cảnh dẫn đến việc mời và quan hệ với người xin Visa. [2]

CÓ CẦN CHỨNG MINH QUAN HỆ GIỮA HAI CÔNG TY KHÔNG?

Có thể cần, và đây là một phần rất quan trọng của hồ sơ. Checklist tại TP.HCM liệt kê riêng nhóm tài liệu chứng minh quan hệ giữa công ty nơi người xin đang làm việc và công ty mời tại Nhật. [3]

Tùy thực tế, tài liệu có thể gồm:

Hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng hợp tác giữa hai doanh nghiệp.
Chứng từ giao dịch như vận đơn hoặc giấy tờ thương mại phù hợp.
Website hoặc tài liệu công khai thể hiện hai doanh nghiệp cùng một tập đoàn.
Brochure hoặc tài liệu giới thiệu doanh nghiệp.
Thư mời trực tiếp khi hai bên chưa có lịch sử giao dịch.
Tài liệu hội nghị hoặc tài liệu liên quan đến giao dịch đang được trao đổi.

Có một công ty Nhật đứng tên mời chưa phải là toàn bộ câu chuyện. Hồ sơ cần giúp người xét hiểu vì sao chính công ty này có liên quan đến người được cử đi và doanh nghiệp tại Việt Nam.

LỊCH TRÌNH CÔNG TÁC TẠI NHẬT CẦN LÀM THẾ NÀO?

Lịch trình cần rõ ngày, hoạt động, nơi liên hệ và chỗ lưu trú. Đối với hồ sơ công tác nộp theo checklist tại TP.HCM, chương trình lưu trú được hướng dẫn là do tổ chức tiếp nhận phía Nhật chuẩn bị. [3]

Lịch trình nên thể hiện:

Ngày dự kiến đến Nhật.
Ngày dự kiến rời Nhật.
Sân bay và thông tin chuyến bay nếu đã xác định.
Nội dung hoạt động theo từng ngày hoặc từng khoảng ngày.
Tên doanh nghiệp/đơn vị làm việc.
Người hoặc bộ phận liên hệ khi phù hợp.
Nơi lưu trú, địa chỉ và thông tin liên hệ.

Nếu một hoạt động giống nhau diễn ra liên tiếp nhiều ngày, hướng dẫn chính thức cho phép thể hiện theo khoảng thời gian phù hợp thay vì lặp lại cùng một nội dung từng dòng. [2] [3]

AI NÊN CHỊU CHI PHÍ CHUYẾN CÔNG TÁC?

Không có một đáp án giống nhau cho tất cả hồ sơ. Điều quan trọng là xác định ai thực sự thanh toán và để các giấy tờ phản ánh đúng thực tế đó.

Công ty Việt Nam chi trả

Quyết định/lệnh công tác nên thể hiện doanh nghiệp thanh toán chi phí nếu đó là thực tế của chuyến đi.

Phía Nhật chi trả

Có thể cần Giấy bảo lãnh và giấy tờ của tổ chức bảo lãnh theo checklist áp dụng.

Người xin tự chi trả

Cần chuẩn bị tài liệu phù hợp để chứng minh khả năng tự thanh toán nếu lựa chọn này phản ánh đúng thực tế.

Hai bên cùng chi trả

Nên giải thích rõ hạng mục nào do bên nào chịu để tránh thư mời, lệnh công tác và hồ sơ tài chính mâu thuẫn nhau.

Theo hướng dẫn tại TP.HCM, nếu doanh nghiệp cử người đi công tác chịu toàn bộ chi phí hoặc chính người xin chứng minh được khả năng chịu toàn bộ chi phí, Giấy bảo lãnh của phía Nhật có thể không cần. [3]

GIẤY BẢO LÃNH PHÍA NHẬT DÙNG KHI NÀO?

Giấy bảo lãnh thường liên quan đến trường hợp tổ chức hoặc người bảo lãnh tại Nhật đứng ra chịu trách nhiệm cho chi phí chuyến đi theo hồ sơ.

Theo checklist MOFA, khi phía Nhật là bên bảo lãnh chi phí, hồ sơ có thể gồm Giấy bảo lãnh và giấy tờ chứng minh thông tin của tổ chức bảo lãnh. [2]

Giấy bảo lãnh không có nghĩa là “bảo đảm được cấp Visa”. Đây chỉ là một phần trong bộ hồ sơ. Quyết định cấp Visa vẫn thuộc cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản.

VISA CÔNG TÁC NHẬT CÓ CẦN SỔ TIẾT KIỆM KHÔNG?

Không nên mặc định mọi hồ sơ công tác đều phải có một sổ tiết kiệm với số tiền cố định. Checklist chính thức tập trung vào việc xác định bên thực tế chịu chi phí và giấy tờ chứng minh phù hợp với cách chi trả đó. [2] [3]

Trước khi chuẩn bị tài chính, nên xác định theo thứ tự:

1 Ai thanh toán? Công ty Việt Nam, phía Nhật hay người xin?

2 Thanh toán khoản nào? Vé máy bay, khách sạn, ăn ở hay toàn bộ chuyến đi?

3 Giấy tờ nào chứng minh? Lệnh công tác, bảo lãnh hoặc tài liệu phù hợp khác?

Quý khách không nên tự áp dụng những mức như “phải có X triệu đồng” nếu checklist chính thức không quy định một mức bắt buộc chung cho trường hợp của mình.

ĐÀO TẠO NGẮN HẠN CÓ DÙNG VISA CÔNG TÁC NHẬT ĐƯỢC KHÔNG?

Có trường hợp phù hợp và cũng có trường hợp không. Việc phân loại phụ thuộc vào nội dung thực tế của chương trình đào tạo, không chỉ phụ thuộc vào tên gọi “đào tạo 1 tuần” hay “đào tạo 2 tuần”. [3]

Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM lưu ý rằng nếu chương trình có nội dung thực hành trong đó người học trực tiếp tham gia dây chuyền sản xuất, bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ tạo doanh thu cho đơn vị tiếp nhận, trường hợp đó có thể không phù hợp với diện lưu trú ngắn hạn. [3]

Nếu chuyến đi có yếu tố thực tập, thực hành tại nhà máy, cửa hàng hoặc bộ phận dịch vụ, nên kiểm tra loại Visa trước khi phía Nhật làm thư mời và lịch trình.

XIN VISA CÔNG TÁC NHẬT CÓ CẦN MUA VÉ MÁY BAY TRƯỚC KHÔNG?

Không nên mua vé chỉ để “làm đẹp” hồ sơ. Bộ Ngoại giao Nhật Bản nêu rằng việc đặt và thanh toán trước vé máy bay, nơi ở và phương tiện đi lại không bắt buộc tại thời điểm nộp hồ sơ theo checklist chung. [2]

Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam cũng khuyến cáo nên mua vé máy bay sau khi Visa đã được cấp vì thời gian xét có thể kéo dài hơn dự kiến. [4]

Quý khách vẫn cần cung cấp thông tin hành trình dự kiến phù hợp với hồ sơ. Hành trình dự kiến không đồng nghĩa với việc bắt buộc phải mua vé không hoàn hủy trước khi có kết quả Visa.

VISA CÔNG TÁC NHẬT BẢN NỘP Ở ĐÂU?

Nơi xử lý hồ sơ phụ thuộc vào khu vực cư trú của người xin. Theo thông tin hiện hành của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam, hồ sơ được phân về Hà Nội, Đà Nẵng hoặc TP.HCM theo địa bàn. [4]

Khu vực cư trú	Cơ quan phụ trách	Lưu ý
Từ Hà Tĩnh trở ra Bắc	Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam – Hà Nội	Kiểm tra kênh tiếp nhận/đại lý ủy thác hiện hành trước khi nộp.
Từ Quảng Trị đến Gia Lai	Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Đà Nẵng	Áp dụng theo khu vực quản lý được công bố tại thời điểm nộp.
Từ Đắk Lắk trở vào phía Nam	Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM	Kênh nộp hồ sơ cần theo danh sách đơn vị ủy thác hiện hành.

Đối với khu vực TP.HCM: danh sách đơn vị ủy thác hiện hành của Tổng Lãnh sự quán ghi rõ không tiếp nhận hồ sơ cá nhân trực tiếp tại Tổng Lãnh sự quán; khi sử dụng đơn vị ủy thác sẽ phát sinh phí dịch vụ riêng. [7]

VISA CÔNG TÁC NHẬT BẢN MẤT BAO LÂU?

Không có một mốc cố định được bảo đảm cho mọi hồ sơ. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam hiện công bố thời gian xét ngắn nhất là 6 ngày làm việc kể từ ngày tiếp theo ngày nộp hồ sơ, nhưng một số trường hợp có thể kéo dài vài tuần. [4]

Thời gian có thể lâu hơn khi:

Cơ quan xét duyệt yêu cầu bổ sung giấy tờ.
Cần xác minh thông tin của người xin hoặc doanh nghiệp.
Người xin được yêu cầu phỏng vấn.
Cần tham vấn Bộ Ngoại giao Nhật Bản.
Số lượng hồ sơ trong thời điểm đó tăng cao.

Saigon Star Travel không cam kết “Visa chắc chắn có sau X ngày”. Quý khách nên chuẩn bị sớm và tránh sắp lịch công tác quá sát ngày dự kiến nộp hồ sơ.

XIN VISA CÔNG TÁC NHẬT CÓ PHẢI PHỎNG VẤN KHÔNG?

Không phải mọi hồ sơ đều có một buổi phỏng vấn cố định. Tuy nhiên, cơ quan xét duyệt có thể yêu cầu người xin phỏng vấn hoặc bổ sung tài liệu nếu cần xác minh thêm. [4]

Nếu được yêu cầu trao đổi, Quý khách nên trả lời đúng thực tế và thống nhất với hồ sơ đã nộp: mình làm việc ở đâu, vì sao sang Nhật, gặp đơn vị nào, làm việc gì và ai chịu chi phí.

LỆ PHÍ VISA CÔNG TÁC NHẬT BẢN 2026 LÀ BAO NHIÊU?

Đối với hồ sơ được thụ lý từ 01/07/2026 đến 31/03/2027, lệ phí Visa phổ thông nhập cảnh một lần là 2.590.000 VNĐ; Visa hai lần/nhiều lần phổ thông là 5.170.000 VNĐ. [5]

Loại Visa	Lệ phí hiện hành	Lưu ý
Visa nhập cảnh 1 lần	2.590.000 VNĐ	Mức phổ thông cho hồ sơ thuộc giai đoạn áp dụng nêu trên.
Visa 2 lần / nhiều lần	5.170.000 VNĐ	Việc được cấp multiple phụ thuộc điều kiện và xét duyệt riêng.

Mức trên là lệ phí Visa của cơ quan Nhật Bản. Phí của đơn vị ủy thác, chuyển phát, hỗ trợ hồ sơ hoặc dịch vụ khác nếu phát sinh không phải là lệ phí Visa và cần được tách riêng khi báo chi phí cho Quý khách.

VISA CÔNG TÁC NHẬT BẢN CÓ THỜI HẠN BAO LÂU?

Visa nhập cảnh một lần và thời gian Quý khách được phép ở Nhật là hai khái niệm khác nhau. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam hiện nêu Visa 1 lần về nguyên tắc có hiệu lực 3 tháng kể từ ngày cấp. [4]

Hiểu đơn giản, thời hạn hiệu lực cho biết khoảng thời gian Quý khách có thể sử dụng Visa để đến cửa khẩu Nhật Bản xin nhập cảnh. Nó không có nghĩa Quý khách mặc nhiên được ở Nhật 3 tháng.

Khi nhập cảnh, cơ quan xuất nhập cảnh Nhật Bản xem xét việc cho phép nhập cảnh và thời gian lưu trú. Bộ Ngoại giao Nhật Bản cũng nêu rõ việc có Visa không tự động bảo đảm người mang Visa chắc chắn được nhập cảnh. [6]

THỜI HẠN VISA ≠ THỜI GIAN ĐƯỢC Ở NHẬT.
CÓ VISA ≠ TỰ ĐỘNG ĐƯỢC NHẬP CẢNH.

NGƯỜI ĐI CÔNG TÁC NHIỀU LẦN CÓ THỂ XIN VISA MULTIPLE NHẬT KHÔNG?

Có diện Visa nhiều lần dành cho mục đích thương mại, nhưng không phải mọi người đi công tác đều tự động đủ điều kiện. Hồ sơ multiple được xét theo điều kiện riêng và cần tài liệu chứng minh phù hợp. [4]

Thông tin hiện hành được cơ quan Nhật Bản tại Việt Nam công bố cho nhóm Visa nhiều lần thương mại có các mức thời hạn hiệu lực 1, 3, 5 hoặc 10 năm và thời gian lưu trú 15, 30 hoặc 90 ngày tùy Visa được cấp. [4]

Có nhu cầu đi Nhật thường xuyên không đồng nghĩa chắc chắn được cấp Visa nhiều lần. Số lần nhập cảnh và thời hạn Visa do cơ quan có thẩm quyền quyết định.

QUY TRÌNH XIN VISA CÔNG TÁC NHẬT BẢN

Để tránh tình trạng mỗi bên chuẩn bị một bộ giấy tờ nhưng thông tin không khớp nhau, hồ sơ nên được xử lý theo thứ tự từ mục đích chuyến đi đến giấy tờ hai phía.

Xác định đúng mục đích sang Nhật Kiểm tra hoạt động dự kiến có thực sự thuộc chuyến công tác/thương mại ngắn hạn hay cần một loại Visa khác.
Làm rõ vai trò của người được cử đi Xác định chức vụ, công việc và lý do doanh nghiệp cần chính người này tham gia chuyến công tác.
Xác định tổ chức tiếp nhận tại Nhật Kiểm tra thông tin công ty/đơn vị mời và quan hệ với phía Việt Nam.
Chuẩn bị hồ sơ phía Việt Nam Hoàn thiện giấy tờ doanh nghiệp, việc làm, quyết định công tác và tài liệu liên quan.
Chuẩn bị hồ sơ phía Nhật Thư mời, lịch trình, tài liệu doanh nghiệp, quan hệ hai bên và bảo lãnh khi cần.
Xác định bên chịu chi phí Thể hiện đúng ai thanh toán vé máy bay, lưu trú và chi phí trong thời gian công tác.
Đối chiếu toàn bộ thông tin Kiểm tra tên, ngày đi, nội dung công việc, địa điểm, lịch trình và chi phí giữa các giấy tờ.
Nộp qua kênh phù hợp Xác định cơ quan phụ trách theo nơi cư trú và thực hiện theo kênh tiếp nhận hiện hành.
Theo dõi và bổ sung khi được yêu cầu Nếu cơ quan xét duyệt cần thêm tài liệu hoặc phỏng vấn, Quý khách cung cấp thông tin đúng thực tế.

CHƯA RÕ HỒ SƠ HAI PHÍA CẦN CHUẨN BỊ THẾ NÀO?

Mỗi hồ sơ công tác có thể khác nhau ở quan hệ doanh nghiệp, người được cử đi, thư mời, lịch trình và bên chịu chi phí. Saigon Star Travel hỗ trợ Quý khách rà soát từng nhóm thông tin trước khi hoàn thiện hồ sơ.

Tư vấn 1900.277.297 0907.422.717

NHỮNG HIỂU NHẦM THƯỜNG GẶP KHI XIN VISA CÔNG TÁC NHẬT

“Có thư mời là chắc chắn được Visa” Không. Thư mời chỉ là một phần của hồ sơ và không thay thế quá trình xét duyệt.

“Visa công tác là sang Nhật làm việc” Không. Diện công tác ngắn hạn không cho phép hoạt động tạo doanh thu hoặc nhận thù lao tại Nhật.

“Càng nhiều tiền trong sổ càng dễ” Không nên xử lý hồ sơ theo cách này. Trước hết phải xác định bên thực tế chịu chi phí và giấy tờ phù hợp.

“Phía Nhật bắt buộc phải trả tiền” Không. Công ty Việt Nam hoặc chính người xin có thể chịu chi phí nếu đúng thực tế và hồ sơ chứng minh phù hợp.

“Đào tạo ngắn ngày luôn dùng Visa công tác” Không. Nếu có thực hành trực tiếp trong sản xuất, bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ thì cần kiểm tra diện phù hợp.

“Mua vé máy bay trước giúp hồ sơ mạnh hơn” Không có quy định chung như vậy. Hướng dẫn chính thức thậm chí khuyến cáo cân nhắc mua vé sau khi Visa được cấp.

“Có lịch họp là đủ” Không. Lịch họp phải phù hợp với vai trò người đi, quan hệ hai công ty và nội dung chuyến công tác.

“Có Visa là chắc chắn nhập cảnh” Không. Visa là một trong các điều kiện để xin nhập cảnh; quyết định nhập cảnh được xem xét tại cửa khẩu Nhật Bản.

SAIGON STAR TRAVEL HỖ TRỢ VISA CÔNG TÁC NHẬT NHƯ THẾ NÀO?

Saigon Star Travel tập trung vào việc giúp Quý khách hiểu đúng loại Visa và chuẩn bị bộ hồ sơ có thông tin rõ ràng giữa người đi, doanh nghiệp tại Việt Nam và phía tiếp nhận tại Nhật.

Kiểm tra mục đích chuyến đi có phù hợp diện công tác ngắn hạn.
Phân biệt công tác với lao động hoặc đào tạo có thực hành.
Rà soát vai trò của người được cử đi.
Rà soát hồ sơ doanh nghiệp tại Việt Nam.
Kiểm tra tài liệu chứng minh quan hệ giữa hai doanh nghiệp.
Rà soát nội dung Giấy lý do mời.
Rà soát chương trình/lịch trình công tác tại Nhật.
Kiểm tra Giấy bảo lãnh khi trường hợp hồ sơ cần.
Xác định và đối chiếu bên chịu chi phí.
Kiểm tra ngày tháng, nội dung và thông tin giữa các giấy tờ.
Cập nhật lệ phí, kênh nộp và các hướng dẫn dễ thay đổi từ nguồn chính thức.

Saigon Star Travel không tạo hợp đồng giả, thư mời giả, lịch họp giả hoặc hướng dẫn khai mục đích “công tác” nếu chuyến đi thực tế là sang Nhật làm việc.

SAU CHUYẾN CÔNG TÁC, QUÝ KHÁCH MUỐN KHÁM PHÁ NHẬT BẢN?

Saigon Star Travel đồng thời khai thác các chương trình Tour Nhật Bản từ TP.HCM với nhiều hành trình Tokyo, Núi Phú Sĩ, Kyoto, Osaka và các tuyến theo mùa. Nếu mục đích chuyến đi tiếp theo là du lịch, Quý khách nên kiểm tra loại Visa và điều kiện sử dụng Visa hiện có trước khi đặt chương trình.

Xem Tour Nhật Bản

NỘI DUNG LIÊN QUAN VỀ VISA NHẬT BẢN

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ VISA CÔNG TÁC NHẬT BẢN

Visa Công Tác Nhật Bản dùng để làm gì?

Visa này phù hợp với các chuyến công tác ngắn hạn như họp, hội nghị, trao đổi công việc, đàm phán, ký hợp đồng, hậu mãi, quảng bá hoặc nghiên cứu thị trường. Diện này không dùng để sang Nhật làm việc nhận thù lao.

Visa công tác Nhật có phải Visa lao động không?

Không. Visa công tác ngắn hạn và Visa/tư cách lưu trú dành cho hoạt động lao động là hai nhóm khác nhau. Hoạt động thực tế tại Nhật phải được phân loại đúng trước khi nộp hồ sơ.

Có thư mời của công ty Nhật là được cấp Visa không?

Không. Thư mời là một tài liệu của hồ sơ nhưng không bảo đảm kết quả. Cơ quan xét duyệt còn xem xét người đi, doanh nghiệp hai phía, mục đích, lịch trình, quan hệ giữa các bên và các tài liệu liên quan.

Ai làm lịch trình công tác tại Nhật?

Theo checklist đang được Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM công bố, chương trình lưu trú của hồ sơ công tác do công ty hoặc tổ chức tiếp nhận phía Nhật chuẩn bị.

Công ty Việt Nam trả toàn bộ chi phí thì có cần Giấy bảo lãnh Nhật không?

Theo hướng dẫn hiện hành tại TP.HCM, nếu công ty cử người đi chịu toàn bộ chi phí hoặc người xin chứng minh có khả năng tự chịu toàn bộ chi phí thì Giấy bảo lãnh phía Nhật có thể không cần.

Visa công tác Nhật có bắt buộc phải có sổ tiết kiệm không?

Không nên mặc định mọi hồ sơ đều phải có một sổ tiết kiệm với số tiền cố định. Trước tiên cần xác định ai thực tế chịu chi phí chuyến đi và chuẩn bị giấy tờ chứng minh phù hợp với trường hợp đó.

Có cần mua vé máy bay trước khi xin Visa không?

Bộ Ngoại giao Nhật Bản không yêu cầu phải thanh toán trước vé máy bay, nơi ở và phương tiện trong checklist chung tại thời điểm nộp. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam cũng khuyến cáo cân nhắc mua vé sau khi Visa được cấp.

Visa Công Tác Nhật Bản mất bao lâu?

Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam hiện công bố thời gian xét ngắn nhất là 6 ngày làm việc kể từ ngày tiếp theo ngày nộp hồ sơ. Một số trường hợp có thể mất vài tuần nếu cần bổ sung, phỏng vấn hoặc xác minh thêm.

Visa Nhật 1 lần có hiệu lực bao lâu?

Theo thông tin hiện hành của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam, Visa nhập cảnh một lần về nguyên tắc có hiệu lực 3 tháng kể từ ngày cấp. Đây không phải là thời gian Quý khách mặc nhiên được phép ở Nhật.

Đi công tác nhiều lần có xin Visa Multiple Nhật được không?

Có diện Visa nhiều lần cho mục đích thương mại nhưng người xin phải đáp ứng điều kiện riêng. Việc có nhu cầu đi nhiều lần không tự động đồng nghĩa được cấp Visa multiple.

Nộp Visa Công Tác Nhật Bản ở đâu?

Nơi phụ trách phụ thuộc khu vực cư trú: từ Hà Tĩnh trở ra Bắc thuộc khu vực Đại sứ quán tại Hà Nội; từ Quảng Trị đến Gia Lai thuộc Tổng Lãnh sự quán tại Đà Nẵng; từ Đắk Lắk trở vào phía Nam thuộc Tổng Lãnh sự quán tại TP.HCM. Quý khách cần kiểm tra kênh tiếp nhận hiện hành trước khi nộp.

Visa công tác Nhật có phải phỏng vấn không?

Không phải mọi hồ sơ đều có buổi phỏng vấn cố định. Tuy nhiên, cơ quan xét duyệt có thể yêu cầu người xin phỏng vấn hoặc bổ sung giấy tờ nếu cần xác minh.

Nếu Visa Nhật bị từ chối thì có thể nộp lại ngay không?

Theo thông tin hiện đang được Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam công bố, từ ngày bị từ chối, trong vòng 6 tháng người xin sẽ không được xin lại Visa với cùng một mục đích. Vì vậy, Quý khách nên kiểm tra nguyên nhân có thể nằm ở mục đích, thông tin hoặc cấu trúc hồ sơ trước khi lên kế hoạch tiếp theo.

Có Visa Nhật rồi thì chắc chắn được nhập cảnh không?

Không. Bộ Ngoại giao Nhật Bản nêu rõ Visa là một trong các điều kiện để xin nhập cảnh và không tự động bảo đảm người mang Visa sẽ được phép nhập cảnh. Việc cho phép nhập cảnh được cơ quan xuất nhập cảnh xem xét tại cửa khẩu.

KIỂM TRA HỒ SƠ VISA CÔNG TÁC NHẬT CÙNG SAIGON STAR TRAVEL

Nếu Quý khách đã có lịch họp, thư mời hoặc kế hoạch làm việc tại Nhật nhưng chưa rõ công ty Việt Nam và phía Nhật cần chuẩn bị giấy tờ nào, ai chịu chi phí hoặc chuyến đi có đúng diện công tác ngắn hạn hay không, Saigon Star Travel có thể hỗ trợ rà soát trường hợp trước khi Quý khách hoàn thiện hồ sơ.

Hotline 1900.277.297 0907.422.717

NGUỒN THÔNG TIN CHÍNH THỨC

Bộ Ngoại giao Nhật Bản – Hướng dẫn Visa lưu trú ngắn hạn dành cho công dân Việt Nam
Nguồn tổng hợp thủ tục, loại hồ sơ và biểu mẫu dành cho người mang quốc tịch Việt Nam xin Visa lưu trú ngắn hạn.
Ministry of Foreign Affairs of Japan – Checklist for Single-Entry Short-Term Stay Visa, April 2025
Nguồn về hoạt động công tác ngắn hạn, hồ sơ người xin, thư mời, lịch trình, bảo lãnh, tài liệu công ty, thời gian xử lý và lưu ý về đặt vé.
Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM – Hồ sơ Visa lưu trú ngắn hạn mục đích thương mại, hội nghị, seminar, đào tạo ngắn hạn
Nguồn về hồ sơ doanh nghiệp hai phía, thư mời, lịch trình, bảo lãnh, quan hệ doanh nghiệp và đào tạo ngắn hạn. Trang được cập nhật ngày 24/07/2025.
Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam – Visa nhập cảnh Nhật Bản
Nguồn về khu vực tiếp nhận, thời gian xét, nộp hồ sơ, thời hạn Visa 1 lần, khuyến cáo mua vé và Visa nhiều lần.
Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam – Lệ phí Visa năm 2026
Nguồn về mức lệ phí áp dụng cho hồ sơ được thụ lý từ 01/07/2026 đến 31/03/2027.
Ministry of Foreign Affairs of Japan – Visas and Landing Permission
Nguồn chính thức giải thích sự khác nhau giữa Visa và quyết định cho phép nhập cảnh tại cửa khẩu Nhật Bản.
Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM – Danh sách đơn vị ủy thác thủ tục Visa
Nguồn về kênh tiếp nhận hồ sơ tại khu vực TP.HCM và lưu ý phí dịch vụ của đơn vị ủy thác.

Ngày rà soát nội dung: 26/08/2026. Lệ phí, hồ sơ, kênh tiếp nhận, khu vực quản lý và thời gian xét Visa có thể được điều chỉnh. Quý khách nên kiểm tra lại nguồn chính thức tại thời điểm chuẩn bị và nộp hồ sơ.

Lưu ý: Saigon Star Travel là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực du lịch và hỗ trợ khách hàng chuẩn bị hồ sơ phù hợp, không phải Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán, Bộ Ngoại giao Nhật Bản hoặc cơ quan quyết định cấp Visa. Việc có thư mời, hợp đồng thương mại, Giấy bảo lãnh, lịch họp, lịch trình, khả năng tài chính hoặc sử dụng dịch vụ hỗ trợ không bảo đảm Quý khách được cấp Visa. Mọi thông tin và tài liệu trong hồ sơ cần đúng sự thật, thống nhất với mục đích chuyến đi. VISA CÔNG TÁC ≠ VISA LAO ĐỘNG. THỜI HẠN VISA ≠ THỜI GIAN ĐƯỢC PHÉP LƯU TRÚ. CÓ VISA ≠ QUYỀN NHẬP CẢNH TUYỆT ĐỐI.